REGULAMIN ORGANIZACYJNY

URZĘDU MIEJSKIEGO W SZCZUCZYNIE

ROZDZIAŁ I

Postanowienia ogólne

§ 1. Regulamin organizacyjny Urzędu Miejskiego w Szczuczynie, zwany dalej Regulaminem określa:

1)      zasady kierowania działalnością Urzędu;

2)      organizację wewnętrzną Urzędu;

3)      podział zadań pomiędzy Burmistrzem, Sekretarzem i Skarbnikiem;

4)      zakres działania kierownictwa Urzędu, poszczególnych referatów oraz stanowisk pracy w Urzędzie;

5)      tryb pracy Urzędu;

6)      zasady podpisywania pism, decyzji i innych dokumentów.

§ 2. Urząd działa na podstawie:

1)      ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym;

2)      ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych;

3)      Kodeksu postępowania administracyjnego;

4)      Statutu Gminy Szczuczyn (Dz. Urz. Woj. Podl. z 2003 r. Nr 14, poz. 356 z późn. zm.);

5)      innych przepisów prawa regulujących zadania i kompetencje organów gminy.

§ 3. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

6)      Ustawie – rozumie się przez to ustawę z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym;

7)      Gminie - rozumie się przez to Gminę Szczuczyn;

8)      Radzie - rozumie się przez to Radę Miejską w Szczuczynie;

9)      Komisjach - rozumie się przez to Komisje Rady Miejskiej w Szczuczynie;

10)  Urzędzie - rozumie się przez to Urząd Miejski w Szczuczynie;

11)  Burmistrzu - rozumie się przez to Burmistrza Szczuczyna;

12)  Zastępcy – rozumie się przez to Zastępcę Burmistrza;

13)  Sekretarzu – rozumie się przez to Sekretarza Gminy Szczuczyn;

14)  Skarbniku - rozumie się przez to Skarbnika Gminy Szczuczyn;

15)  Kierowniku – rozumie się przez to Kierownika Referatu Urzędu Miejskiego w Szczuczynie oraz Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego Urzędu Miejskiego w Szczuczynie;

16)  Komórce organizacyjnej - rozumie się przez to wyodrębnione w strukturze Urzędu referaty, samodzielne stanowiska, biura;

17)  Gminnych jednostkach organizacyjnych – rozumie się przez to jednostki organizacyjne utworzone do realizacji zadań Gminy, nieposiadające osobowości prawnej, w szczególności jednostki budżetowe oraz jednostki posiadające osobowość prawną, w szczególności: samorządowe instytucje kultury, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

§ 4.1. Urząd jest jednostką organizacyjną, przy pomocy  której Burmistrz jako organ wykonawczy Gminy realizuje swoje zadania.

2. Siedzibą Urzędu jest miejscowość Szczuczyn.

3. Urząd jest zakładem pracy w rozumieniu przepisów prawa pracy.

4. Urząd prowadzi gospodarkę finansową jako jednostka budżetowa związana z budżetem Gminy.

§ 5.1. W Urzędzie obowiązuje instrukcja kancelaryjna oraz jednolity rzeczowy wykaz akt określony rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr  14, poz. 67 z późn. zm.).

2. Do zakresu działania Urzędu należy zapewnienie warunków należytego wykonywania zadań spoczywających na Gminie:

1)      własnych Gminy wynikających z ustaw;

2)      zleconych z zakresu administracji rządowej;

3)      powierzonych na podstawie porozumień zawieranych z organami administracji rządowej oraz jednostkami samorządu terytorialnego;

4)      wynikające z przepisów szczególnych.

ROZDZIAŁ II

Kierownictwo Urzędu

§ 6.1. Burmistrz wykonuje uprawnienia zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu i Kierowników Gminnych jednostek organizacyjnych, z wyłączeniem spraw przekazanych ustawą do kompetencji tych organów.

2. Burmistrz jest kierownikiem Urzędu, który kieruje całokształtem jego działalności przy pomocy Sekretarza, Skarbnika, Kierowników oraz pracowników na samodzielnych stanowiskach.

3. Burmistrza w czasie nieobecności zastępuje  Zastępca, z tym że do podpisywania zarządzeń, decyzji i postanowień wymagane jest odrębne upoważnienie.

4. Burmistrz z urzędu jest Szefem Obrony Cywilnej Gminy.

§ 7.1. Burmistrz realizuje zadania określone w ustawie oraz wynikające z innych aktów prawnych,  także zapewnia współdziałanie Urzędu z właściwymi organami władz publicznych, a w szczególności z organami administracji rządowej i  innymi jednostkami samorządu terytorialnego.

2. Burmistrz może powierzyć prowadzenie określonych spraw Gminy w swoim imieniu Zastępcy Burmistrza.

3. Burmistrz pełni nadzorczą rolę w wykonywaniu zadań obronnych realizowanych przez Gminę.

§ 8. Do kompetencji Burmistrza należy wykonywanie uchwał Rady i zadań Gminy określonych przepisami prawa, w tym w szczególności:

1)      przygotowywanie projektów uchwał;

2)      określanie sposobu wykonywania uchwał;

3)      gospodarowanie mieniem komunalnym;

4)      wykonywanie budżetu;

5)      zatrudnianie i zwalnianie Kierowników Gminnych jednostek organizacyjnych;

6)      składanie oświadczeń woli w imieniu Gminy w zakresie zarządu mieniem komunalnym;

7)      wydawanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej;

8)      udzielanie upoważnienia wyznaczonemu pracownikowi do składania oświadczeń woli w imieniu Gminy w zakresie zarządu mieniem samodzielnie bądź z inną upoważnioną przez Burmistrza osobą;

9)      udzielanie upoważnień pracownikom Urzędu do wydawania w imieniu Burmistrza decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz pełnomocnictw dla Kierowników Gminnych jednostek organizacyjnych;

10)  dokonywanie ocen pracowników Urzędu;

11)  wykonywanie funkcji kierownika zakładu pracy w Urzędzie;

12)  wykonywanie czynności przełożonego w stosunku do Kierowników Gminnych jednostek organizacyjnych;

13)  reprezentowanie Gminy i Urzędu na zewnątrz;

14)  określanie polityki kadrowej i płacowej w Urzędzie;

15)  podpisywanie umów i porozumień w imieniu Gminy;

16)  rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między komórkami organizacyjnymi Urzędu;

17)  wykonywanie czynności organu obrony cywilnej;

18)  wydawanie zarządzeń, regulaminów i instrukcji;

19)  przyjmowanie mieszkańców w sprawach skarg i wniosków.

§ 9.1. Zastępca:

1)      wykonuje zadania powierzone przez Burmistrza;

2)      w zakresie powierzonych mu obowiązków zapewnia kompleksowe rozwiązywanie problemów, a w szczególności:

a)      koordynuje działania podporządkowanych Komórek organizacyjnych,

b)      pełni nadzór merytoryczny nad pracą podległych komórek organizacyjnych, w tym:

-  akceptowanie materiałów kierowanych do rozpatrzenia przez Burmistrza,

-  nadzór nad realizacją uchwał Rady, zarządzeń Burmistrza,

-  przyjmowanie mieszkańców w sprawach skarg i wniosków,

c)      proponuje i inicjuje rozwiązania w zakresie funkcjonowania podporządkowanych Komórek organizacyjnych,

d)     prowadzi nadzór nad prawidłową realizacją budżetu przez podporządkowane Komórki organizacyjne,

e)      dokonuje ocen pracy podległych Kierowników Komórek organizacyjnych,

f)       podpisuje decyzje w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej na podstawie upoważnień udzielonych przez Burmistrza,

g)      pełni funkcję reprezentacyjną w imieniu Burmistrza,

h)      prowadzi w imieniu Burmistrza określonych sprawy gminne,

i)        składa oświadczenia woli w imieniu Gminy w zakresie zarządu mieniem na podstawie upoważnienia udzielonego przez Burmistrza.

2. Postanowienia ust. 1 pkt 2 stosuje się odpowiednio do Gminnych jednostek organizacyjnych podporządkowanych Zastępcy.

§ 10.1. Sekretarz w zakresie ustalonym przez Burmistrza zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu i warunki jego działania, a także organizuje pracę Urzędu.

2. Do zadań Sekretarza należy w szczególności:

1)      wykonywanie funkcji kierownika administracyjnego Urzędu, i w tym zakresie:

a)      informowanie Burmistrza o konieczności dokonywania zmian personalnych,

b)      nadzorowanie czasu pracy pracowników,

c)      prezentowanie nowo przyjętych pracowników,

d)     okresowa ocena kwalifikacyjna bezpośrednio podległych pracowników,

e)      wykonywanie obowiązków w granicach udzielonego przez Burmistrza pełnomocnictwa,

2)      pełnienie stałego nadzoru nad funkcjonowaniem Urzędu;

3)      czuwanie nad prawidłowym przygotowaniem materiałów na sesje i posiedzenia Komisji Rady;

4)      prowadzenie ewidencji materiałów pokontrolnych z kontroli zewnętrznej Urzędu;

5)      wykonywanie zadań związanych z wyborami do Rady, Sejmu i Senatu Rzeczypospolitej Polskiej oraz jednostek pomocniczych Gminy i innych organów stosownie do obowiązujących przepisów, a także zadań związanych z referendum;

6)      nadzorowanie prawidłowości załatwiania spraw obywateli w Urzędzie;

7)      zapewnienie właściwej informacji w Urzędzie;

8)      nadzór nad przygotowywaniem projektów zarządzeń Burmistrza;

9)      prowadzenie spraw z zakresu działania Referatu Organizacyjno - Prawnego powierzonych zakresem czynności;

10)  wykonywanie innych czynności powierzonych na podstawie art. 33 ust. 4 ustawy;

11)  przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawców.

3. Sekretarz pełni równocześnie obowiązki Kierownika Referatu Organizacyjno – Prawnego.

4. Do zadań służbowych Sekretarza  jako Kierownika Referatu Organizacyjnego - Prawnego, należy nadzór nad prawidłową pracą tego referatu.

5. Sekretarz pełni rolę koordynatora w zakresie realizacji zadań obronnych wykonywanych przez urząd oraz sprawuje nadzór nad samodzielnym stanowiskiem ds. obrony cywilnej, zarządzania kryzysowego i informacji niejawnych;

§ 11.1. Skarbnik,  pełniący równocześnie obowiązki Kierownika Referatu Finansowego zapewnia prawidłową gospodarkę finansową Gminy, jako główny księgowy budżetu realizuje wynikające z tego tytułu zadania określone w odrębnych przepisach.

2. Do zadań Skarbnika należy:

1)      wykonywanie, określonych przepisami prawa obowiązków w zakresie rachunkowości, a w szczególności:

a)      prowadzenie rachunkowości Gminy i gospodarki finansowej Gminy zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami,

b)      opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez  Burmistrza, dotyczących prowadzenia rachunkowości, zwłaszcza: zakładowego planu kont, instrukcji obiegu dokumentów, dowodów księgowych, zasad przeprowadzania i rozliczania inwentaryzacji, itp.,

2)      opracowywanie projektu budżetu Gminy i szczegółowego planu dochodów i wydatków budżetu, zgodnie z zasadami określonymi przepisami ustawy o finansach publicznych;

3)      opracowywanie projektu wieloletniej prognozy finansowej zgodnie z zasadami określonymi przepisami ustawy o finansach publicznych;

4)      nadzór i koordynacja nad pracami związanymi ze sporządzeniem  projektów planów finansowych Gminnych jednostek organizacyjnych;

5)      kontrola gospodarki finansowej Gminnych jednostek organizacyjnych;

6)      realizacja budżetu Gminy;

7)      kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych;

8)      informowanie Rady o odmowie złożenia kontrasygnaty;

9)      zapewnienie pod względem formalno-finansowym prawidłowości zawieranych umów oraz ich realizacji;

10)  analiza wykonania budżetu oraz wnioskowanie w sprawach zmian w  budżecie w celu racjonalnego dysponowania środkami;

11)  sporządzanie sprawozdań okresowych i rocznych z wykonania budżetu Gminy i innych sprawozdań i zestawień;

12)  współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową i Urzędem Skarbowym;

13)  nadzór nad całokształtem spraw z zakresu  rachunkowości Urzędu i Gminnych jednostek organizacyjnych;

14)  zapewnienie terminowego ściągania należności i dochodzenia roszczeń spornych  oraz  spłaty zobowiązań;

15)  przygotowywanie informacji o stanie mienia komunalnego;

16)  dokonywanie kontroli finansowej;

17)  kontrola wydatków budżetu  zgodnie z ustawą o finansach publicznych, w Urzędzie i Gminnych jednostkach organizacyjnych;

18)  wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Burmistrza.

§ 12. 1. Osoby kierujące Referatami organizują, kierują, nadzorują i odpowiadają za pracę swoich referatów, zapewniając w szczególności:

1)      terminowość i rzetelność załatwianych spraw;

2)      dyscyplinę pracy i podnoszenie kwalifikacji podległych pracowników;

3)      należyte przygotowanie wydawanych przez referaty dokumentów;

4)      należyte załatwianie spraw zgodnie z przepisami prawa materialnego i postępowania administracyjnego oraz ustaleniami instrukcji kancelaryjnej;

5)      prawidłowe i sprawne wykonywanie zadań, załatwianie spraw, przestrzeganie przepisów prawa oraz porządku i dyscypliny pracy przez pracowników.

2. Osoby kierujące referatami przygotowują projekty zakresów czynności dla pracowników referatu i przedstawiają Burmistrzowi do akceptacji.

3. Jeżeli osoba kierująca referatem nie może pełnić obowiązków z powodu urlopu, choroby lub innych przyczyn – zastępuje ją w tym czasie wyznaczony przez niego pracownik.

ROZDZIAŁ III

Zasady funkcjonowania Urzędu

§ 13. Urząd działa w oparciu o następujące zasady:

1)      praworządności;

2)      służebności wobec społeczności lokalnej;

3)      racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym;

4)      jednoosobowego kierownictwa;

5)      podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu i poszczególne Komórki organizacyjne;

6)      wzajemnego współdziałania.

§ 14. Pracownicy Urzędu, wykonując swoje obowiązki i zadania Urzędu, działają na podstawie prawa i zobowiązani są do jego ścisłego przestrzegania.

§ 15. Kierownicy Komórek organizacyjnych Urzędu ponoszą odpowiedzialność za pracę kierowanej przez siebie Komórki przed Burmistrzem.

§ 16.1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny, z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.

2. Wydatkowanie środków publicznych dokonywane jest po wyborze najkorzystniejszej oferty, zgodnie z przepisami dotyczącymi finansów publicznych i zamówień publicznych.

§ 17.1. Kierownicy poszczególnych Komórek organizacyjnych są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników i sprawują nadzór nad nimi oraz odpowiadają za pracę podległej im Komórki organizacyjnej.

2. Wszystkie Komórki organizacyjne Urzędu są zobowiązane do wzajemnego współdziałania, w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnej konsultacji.

3. Urząd współpracuje z Gminnymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie powierzonym przez Burmistrza.

§ 18. Samodzielne stanowiska pracy podlegają bezpośrednio Burmistrzowi.

ROZDZIAŁ IV

Zadania wspólne dla wszystkich Komórek organizacyjnych Urzędu

§ 19. Do wspólnych zadań referatów Urzędu należy w szczególności:

1)      koordynowanie i stymulowanie procesów rozwoju społeczno-gospodarczego Gminy;

2)      prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywanie materiałów oraz projektów decyzji administracyjnych, a także wykonywanie zadań wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji;

3)      współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu Gminy oraz jego realizacji;

4)      przygotowywanie sprawozdań, ocen i bieżących informacji o realizacji zadań;

5)      przygotowywanie projektów aktów prawnych Burmistrza oraz projektów uchwał i innych materiałów przedkładanych pod obrady Rady i jej Komisji;

6)      współdziałanie z Referatem Organizacyjno – Prawnym w zakresie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników;

7)      zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań;

8)      prowadzenie bieżącej archiwizacji dokumentów i przekazywanie ich do archiwum;

9)      prowadzenie rejestru oraz załatwianie skarg i wniosków wpływających do danej Komórki organizacyjnej;

10)  usprawnianie własnej organizacji, form i metod pracy;

11)  prowadzenie spraw w zakresie obronności kraju oraz ochrony p/pożarowej w zakresie ustalonym odrębnymi przepisami, współdziałanie w realizacji zadań obronnych z samodzielnym stanowiskiem ds. obrony cywilnej, zarządzania kryzysowego i informacji niejawnych;

12)  podejmowanie niezbędnych przedsięwzięć w celu ochrony tajemnicy państwowej i służbowej;

13)  prowadzenie w zakresie ustalonym przez Burmistrza kontroli jednostek podległych i nadzorowanych;

14)  dokonywanie ocen pracowników;

15)  współdziałanie w wykonywaniu ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych;

16)  współdziałanie w wykonywaniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych;

17)  współdziałanie z Biurem Obsługi Interesantów w zakresie przygotowania aktualnie obowiązujących procedur, druków i  instrukcji oraz informowanie o zmianach w przepisach prawnych dotyczących załatwiania spraw;

18)  przygotowywanie informacji w zakresie prowadzonych spraw celem ich zamieszczenia w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie internetowej Urzędu, oraz udostępnianie informacji publicznej na wniosek lub poprzez wywieszenie w miejscach ogólnie dostępnych, zgodnie z obowiązującymi przepisami określonymi w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej;

19)  współdziałanie z organami administracji państwowej i samorządowej a także z organizacjami i stowarzyszeniami działającymi na terenie Gminy;

20)  wykonywanie innych zadań zleconych przez Burmistrza.

§ 20. Ponadto do zadań wspólnych referatów i samodzielnych stanowisk pracy należy współdziałanie w realizacji zadań wykonywanych w ramach powszechnego obowiązku obrony, zarządzania kryzysowego, a w szczególności:

1)      uczestniczenie w planowaniu oraz wykonywanie zadań obronnych wynikających z opracowanego planu operacyjnego i kart realizacji zadań operacyjnych oraz z innych planów;

2)      współdziałanie w realizacji przedsięwzięć związanych z przygotowaniem systemu kierowania bezpieczeństwem Gminy, w tym przygotowanie do wykonywania zadań w składzie Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego oraz funkcjonowaniem na stanowisku kierowania;

3)      wykonywanie zadań w zakresie zapobiegania zagrożeniu życia, zdrowia lub mienia oraz zagrożeniom środowiska i porządku publicznego, zapobiegania klęskom żywiołowym i innym nadzwyczajnym zagrożeniom, a także zwalczania i usuwania ich skutków na zasadach określonych w ustawach;

4)      uczestniczenie w szkoleniu obronnym organizowanym przez urząd oraz organy nadrzędne.

§ 21. Pracownicy ponoszą odpowiedzialność służbową przed Burmistrzem z tytułu wykonywania zadań określonych dla poszczególnych stanowisk, a w szczególności za:

1)      zgodność z prawem opracowywanych projektów decyzji i postanowień;

2)      inicjowanie i opracowywanie projektów zarządzeń, decyzji i wytycznych w zakresie prowadzonych spraw;

3)      właściwe przyjmowanie i załatwianie spraw obywateli;

4)      dokładną znajomość i stosowanie przepisów prawnych oraz wytycznych i instrukcji obowiązujących w powierzonych dziedzinach;

5)      przestrzeganie terminów załatwiania spraw;

6)      należyte ewidencjonowanie i przechowywanie akt, zbiorów zarządzeń i rejestrów;

7)      przestrzeganie przepisów ustawy o ochronie danych osobowych i „Polityki bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych w Urzędzie Miejskim w Szczuczynie”;

8)      zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej;

9)      przestrzeganie porządku wewnętrznego w Urzędzie, ustalonego w „Regulaminie Pracy Urzędu Miejskiego w Szczuczynie”.

ROZDZIAŁ V

Struktura Organizacyjna Urzędu

§ 22. W Urzędzie funkcjonują następujące referaty i stanowiska pracy:

1) Burmistrz                                                                                                              - B

2) Zastępca                                                                                                                - ZB

3) Referat Organizacyjno – Prawny                                                                          - OG

a) Sekretarz – kierownik referatu

b) stanowisko ds. obsługi Rady, kadr                                                           - OGK

c) informatyk                                                                                                - OGI

d) sekretariat, EOD, archiwum                                                                     - OGS

e) stanowisko ds. obrony cywilnej,                                                               - OC

i zarządzania kryzysowego                                                                      - ZK

f) radca prawny

g) konserwator, palacz, kierowca

h) sprzątaczka

4) Referat Finansowy                                                                                                - FN

a) Skarbnik - kierownik referatu

b) stanowisko ds. księgowości budżetowej  (2 etaty)                                  - FN I

c) stanowisko ds. płac                                                                                   - FN II

d) stanowisko ds. płac oświaty                                                                    - FN III

e) stanowisko ds. księgowości oświatowej (główny księgowy)                   - FN IV

f) stanowisko ds. wymiaru podatku                                                              - FN V

g) stanowisko ds. księgowości podatkowej                                                  - FN VI

5) Referat Rozwoju i Inwestycji                                                                               - RI

a) Kierownik – zamówienia publiczne

b) stanowisko ds. zamówień publicznych, inwestycji

i środków pozabudżetowych (2 etaty)                                                     - RIF

6) Referat Komunalny, Planowania Przestrzennego i Działalności Gospodarczej  - KP

a) Kierownik – zagospodarowanie przestrzenne

b) skreślony

c) stanowisko ds. budownictwa i drogownictwa                                         - KPG

d) stanowisko ds. rolnictwa, OSP i melioracji                                              - KPR

e) stanowisko ds. gospodarki odpadami

i działalności gospodarczej                                                                       – KPO

f) stanowisko ds. ochrony środowiska                                                          – KOŚ

7) Referat ds. Współpracy Partnerskiej i Rozwoju Kapitału Ludzkiego                 – RK

a) Kierownik – realizacja projektów, pozyskiwanie środków

pozabudżetowych

b) stanowisko ds. promocji i kultury                                                            – RKS

c) stanowisko ds. oświaty i rozwoju społecznego                                         – RKO

8) Samodzielne stanowiska:

a) Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego                                                        - USC

i Ewidencji Ludności                                                                               - SO

b) Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych,                                    - IN

ochrony danych osobowych,                                                                    - OD

c) Pełnomocnik ds. rozwiązywania problemów alkoholowych

d) Zastępca Kierownika USC i Ewidencji Ludności

e) samodzielne stanowisko ds. gospodarki nieruchomościami                     - GN

§ 23. Symbole oznaczające Komórki organizacyjne jak i poszczególne stanowiska służą jednocześnie do oznaczania akt na poszczególnych stanowiskach.

§ 24.1. Obowiązki, odpowiedzialność i uprawnienia zatrudnionego na danym stanowisku pracownika określa zakres czynności.

2. Dopuszcza się łączenie stanowisk w ramach jednego etatu.

3. W zakresach czynności Kierowników określona jest odpowiedzialność i stały nadzór nad poszczególnymi zadaniami realizowanymi przez referat.

4. Za przygotowanie zakresów czynności odpowiedzialni są:

1)      Sekretarz w porozumieniu z Burmistrzem oraz Skarbnikiem dla Kierowników organizacyjnych Urzędu oraz Kierowników Gminnych jednostek organizacyjnych;

2)      Kierownicy referatów – dla podległych im pracowników.

§ 25. 1. W Urzędzie tworzy się następujące stanowiska kierownicze:

1) Sekretarz Gminy;

2) Skarbnik Gminy;

3) Kierownicy Referatów;

4) Kierownik USC.

2. Referatem kieruje Kierownik referatu, referatem Organizacyjno – Prawym – Sekretarz Gminy, Referatem Finansowym  - Skarbnik Gminy.

§ 26. Podjęcie przez pracowników Urzędu dodatkowej pracy na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej wymaga zgody Burmistrza, wyrażonej w formie pisemnej.

§ 27. Urząd prowadzi obsługę finansowo – księgową następujących jednostek organizacyjnych:

1) Publicznego Gimnazjum im. Stanisława Antoniego Szczuki w Szczuczynie;

2) Zespołu Szkolno-Przedszkolnego w Szczuczynie;

3) Szkoły Podstawowej im. Zesłańców Sybiru w Niedźwiadnej.

§ 28.Strukturę organizacyjną Urzędu określa schemat organizacyjny, stanowiący załącznik do niniejszego Regulaminu.

ROZDZIAŁ VI

Zakres obowiązków Kierowników, Komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk wobec Rady, Komisji i Radnych

§ 29. Obowiązki Kierowników i stanowisk samodzielnych w zakresie przygotowania materiałów na sesje Rady:

1)      Kierownicy, referatów, Kierownicy jednostek organizacyjnych i stanowiska samodzielne opracowują na polecenie Burmistrza materiały na sesję rady, gdy wynika to
z planu pracy Rady lub zachodzi potrzeba rozpatrzenia na sesji określonej sprawy.

2)      W przypadku, gdy przygotowanie materiałów na sesję dotyczy kilku Komórek organizacyjnych, Burmistrz wyznacza Komórkę wiodącą, która jest odpowiedzialna za całość spraw związanych z opracowaniem materiałów.

3)      Materiały na sesję wraz z projektami uchwał, zaopiniowanymi przez radcę  prawnego, pracownik przedstawia do zaakceptowania Burmistrzowi.

§ 30.1. Po podjęciu przez Radę uchwały ustalającej zadania dla Burmistrza wyznaczona osoba na polecenie Burmistrza opracowuje plan jej realizacji.

2. W przypadku gdy z aktu normatywnego lub uchwały Rady wynika obowiązek złożenia przez Burmistrza sprawozdania lub informacji z jej realizacji, Kierownik właściwej Komórki organizacyjnej opracowuje sprawozdanie lub informację w celu przedstawienia ich na sesji. Stosowny materiał Kierownik Komórki organizacyjnej zobowiązany jest przedstawić do akceptacji Burmistrzowi.

ROZDZIAŁ VII

Podstawowe zadania poszczególnych referatów i samodzielnych stanowisk

§ 31. Do zadań Referatu Organizacyjno – Prawnego należy m.in.:

1. W zakresie funkcjonowania i organizacji Urzędu:

1)      prowadzenie sekretariatu Burmistrza  poprzez zapewnienie obsługi organizacyjnej i administracyjnej;

2)      przyjmowanie, rozdzielanie i wysyłanie korespondencji oraz prowadzenie jej ewidencji;

3)      opracowywanie projektów dokumentów określających organizację i zasady funkcjonowania Komórek organizacyjnych Urzędu;

4)      prowadzenie zbiorczej ewidencji skarg i wniosków wpływających do Urzędu, przekazywanie ich do załatwienia właściwym referatom i innym Komórkom organizacyjnym;

5)      sporządzanie projektów przepisów gminnych w zakresie właściwości rzeczowej   referatu;

6)      analizowanie i opiniowanie projektów przyjmowania przez Gminę zadań z zakresu administracji rządowej w porozumieniu ze Skarbnikiem i odpowiednią Komórką organizacyjną bądź Gminną jednostką organizacyjną,, opracowywanie wystąpień w tej sprawie;

7)      koordynowanie prac związanych z udziałem Gminy w związkach i porozumieniach  międzygminnych;

8)      prowadzenie ewidencji wydawanych przez  Burmistrza pełnomocnictw i upoważnień;

9)      kierowanie obiegiem dokumentów i pism wpływających do Urzędu;

10)  prowadzenie ewidencji kontroli zewnętrznych przeprowadzonych w Urzędzie;

11)  prowadzenie rejestru zarządzeń Burmistrza;

12)  prowadzenie spraw związanych z wyborami i spisami;

13)  prowadzenie spraw związanych z dofinansowaniem pracodawcom kosztów kształcenia młodocianych pracowników;

14)  prowadzenie archiwum zakładowego i przekazywanie akt do archiwum państwowego.

2. W zakresie spraw kadrowych:

1)      prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i Kierowników Gminnych jednostek organizacyjnych;

2)      sporządzanie dokumentacji związanej z zapotrzebowaniem i naborem kandydatów do  pracy w Urzędzie;

3)      prowadzenie spraw z zakresu przestrzegania dyscypliny pracy w Urzędzie;

4)      przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu  prawa pracy ( zaświadczeń, świadectw pracy );

5)      prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników;

6)      organizowanie okresowych badań lekarskich i szkoleń bhp.

3. W zakresie obsługi Rady:

1)      kompletowanie materiałów na sesje Rady i posiedzenia Komisji, ich podział i wysyłka;

2)      obsługa administracyjna Rady i jej organów;

3)      ewidencja uchwał i innych aktów Rady oraz przekazywanie uchwał organom  nadzoru i do publikacji w formie papierowej i elektronicznej;

4)      udział w opracowywaniu projektów uchwał Rady;

5)      ewidencja interpelacji i wniosków radnych;

6)      wykonywanie czynności zapewniających Przewodniczącemu Rady  kierowanie pracami Rady;

7)      prowadzenie zbioru przepisów gminnych dostępnych do powszechnego  wglądu w siedzibie Urzędu;

8)      wykonywanie zadań pomocniczych , związanych  z wyborami  Rady, Sołtysów, Rad Sołeckich;

9)      wykonywanie zadań związanych z wyborami ławników sądowych;

10)  udzielanie pomocy Radom Sołeckim w realizacji ich ustawowych zadań;

11)  przekazywanie ustaleń z obrad Rady i Komisji poszczególnym Komórkom organizacyjnym.

4. W sprawach dotyczących informatyki:

1)      prowadzenie i koordynacja spraw związanych z informatyzacją Urzędu, w tym szczególnie zapewnienie prawidłowego funkcjonowania sprzętu komputerowego i oprogramowania;

2)      prowadzenie spraw nałożonych polityką bezpieczeństwa informacji Urzędu, w tym: zgłaszanie zbiorów danych do rejestru zbiorów danych osobowych wraz z zapewnieniem ich aktualizacji, przetwarzanie danych osobowych w systemach informatycznych, ich ochrona i przechowywanie zgodnie z przepisami, zapewnienie bieżących szkoleń dla pracowników w zakresie bezpieczeństwa osobowego i nadawania praw dostępu zgodnie z udzielonymi upoważnieniami;

3)      zapewnienie sprawnego funkcjonowania informatycznej infrastruktury Urzędu, w tym wspomaganie i zapewnienie obsługi techniczno-informatycznej na potrzeby m.in. prezentacji materiałów, pokazów itp.;

4)      nadzór nad przestrzeganiem prawa autorskiego i praw pokrewnych w stosunku do oprogramowania używanego w Urzędzie;

5)      opracowywanie i realizowanie planów finansowych objętych częścią budżetu przewidzianą dla zadań informatyki, w tym prowadzenie postępowań zamówień publicznych w zakresie umożliwiającym funkcjonowanie platformy informatycznej w Urzędzie, wraz z administrowaniem materiałami i akcesoriami informatycznymi;

6)      udzielanie instruktażu i pomocy pracownikom Urzędu przy korzystaniu z programów komputerowych;

7)      administrowanie zasobami informatycznymi, w tym: prowadzenie kart ewidencyjnych, wprowadzanie zasobów informatycznych przy współudziale służb finansowych na stan środków trwałych i wyposażenia, dokonywanie zmian w stanie zasobów adekwatnie do potrzeb oraz kwalifikowanie ich do likwidacji, usuwanie awarii, reinstalacja oprogramowania i prowadzenie spraw związanych z naprawą sprzętu komputerowego;

8)      zapewnienie sprawności sieci telefonicznej, administrowanie telefonami służbowymi;

9)      zapewnienie prowadzenia Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w tym zakresie;

10)  zapewnienie współpracy z komórkami organizacyjnymi w zakresie wykonywania przez jednostki organizacyjne Gminy zadań wynikających z dostępu do informacji publicznej oraz ochrony danych osobowych;

11)  współdziałanie i współpraca przy realizacji portalu informatycznego Urzędu.

5. W zakresie spraw gospodarczych:

1)      zarządzanie i administrowanie budynkiem i pomieszczeniami Urzędu;

2)      prowadzenie gospodarki środkami rzeczowymi oraz zabezpieczenie mienia Urzędu;

3)      planowanie i realizowanie wydatków związanych z zaopatrzeniem Urzędu  w materiały biurowe, środki czystości, maszyny i urządzenia biurowe,  wykonanie pieczęci, tablic itp.;

4)      dokonywanie prenumeraty i zakupu prasy, dzienników urzędowych i wydawnictw fachowych.

6. W zakresie obsługi prawnej:

1)      udzielanie doradztwa prawnego pracownikom Urzędu, Radnym oraz Gminnym jednostkom organizacyjnym nie posiadającym własnej obsługi prawnej;

2)      opiniowanie projektów aktów prawnych organów samorządu Gminy, zawieranych umów i porozumień, sporządzanie opinii prawnych w sprawach kierowanych przez pracowników Urzędu, itp.;

3)      reprezentowanie interesów Gminy i Urzędu w ramach udzielonych pełnomocnictw przez Burmistrza przed sądami i innymi organami oraz instytucjami, zapewnienie poprawnego obiegu dokumentów wynikających z zastępstwa procesowego.

7. W zakresie spraw związanych z funkcjonowaniem szkół:

1)      zakładanie, likwidacja, prowadzenie i utrzymanie publicznych szkół  podstawowych,  gimnazjów i innych placówek oświatowych;

2)      realizacja postanowień „Karty Nauczyciela”;

3)      prowadzenie spraw kadrowych dyrektorów nadzorowanych jednostek;

4)      organizacja konkursów na stanowisko dyrektora szkoły lub placówki;

5)      przygotowywanie postępowania w zakresie nadania stopnia awansu zawodowego na nauczyciela mianowanego;

6)      prowadzenie kontroli wykonania obowiązku szkolnego i obowiązku nauki przez    uczniów szkół gminnych;

7)      prowadzenie spraw związanych z dofinansowaniem kosztów kształcenia przysługującym pracodawcom, którzy zawarli z młodocianymi pracownikami umowy o  pracę w celu przygotowania zawodowego;

8)      opiniowanie wniosków osób fizycznych i prawnych w sprawie założenia szkoły.

8. W zakresie skarg i wniosków:

1)      prowadzenie ewidencji skarg i wniosków wpływających do Urzędu oraz  przekazywanie ich do załatwienia wg właściwości;

2)      nadzorowanie terminowego załatwiania skarg i wniosków przez właściwe merytorycznie referaty;

3)      nadzorowanie realizacji zaleceń pokontrolnych adresowanych do Urzędu a także ewidencjonowanie protokołów z kontroli.

9. W zakresie spraw związanych z działalnością gospodarczą:

1)      przygotowywanie projektów uchwał w zakresie czasu pracy placówek handlowych, zakładów gastronomicznych i zakładów usługowych dla ludności;

2)      przygotowywanie projektów uchwał w zakresie opłaty targowej;

3)      prowadzenie spraw związanych ze sprzedażą napojów alkoholowych i realizacja Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, a w szczególności:

a)      przygotowywanie projektów decyzji w sprawach zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych, i prowadzenie ich rejestru,

b)      kontrola wykorzystania ustalonego limitu punktów sprzedaży alkoholu oraz terminów wnoszenia opłat za korzystanie z zezwoleń,

c)      ustalanie i nadzorowanie opłat (w tym na raty) za zezwolenia na sprzedaż alkoholu,

d)     przyjmowanie oświadczeń o obrotach napojami alkoholowymi w poszczególnych punktach sprzedaży,

e)      współdziałanie z Gminna Komisją Przeciwdziałania Problemom Alkoholowym przy realizacji Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.

10. W zakresie spraw związanych z obroną cywilną i zarządzaniem kryzysowym:

1)      wykonywanie zadań terenowego organu obrony cywilnej;

2)      wprowadzanie obowiązku świadczeń osobistych i rzeczowych w sytuacjach określonych ustawą;

3)      koordynowanie działań dotyczących ochrony p.poż.;

4)      podejmowanie działań z zakresu ochrony przeciwpowodziowej oraz innych zjawisk atmosferycznych;

5)      organizacja Gminnego Centrum Zarządzania Kryzysowego;

6)      organizacja Gminnego Zespołu Reagowania;

7)      wydawanie decyzji o wyznaczeniu funkcji kuriera;

8)      wydawanie decyzji o przeznaczeniu nieruchomości lub rzeczy ruchomej na cele świadczeń rzeczowych;

9)      decydowanie o przeznaczeniu osoby do wykonania świadczenia osobistego w razie mobilizacji lub wojny;

10)  tworzenie planów przygotowania oraz wykorzystania publicznej i niepublicznej służby zdrowia na potrzeby obronne państwa;

11)  przygotowywanie i stała aktualizacja planów operacyjnych funkcjonowania gminy;

12)  opracowanie i aktualizacja planów ewakuacji ludności z miejsc zagrożonych i planu zastępczych miejsc szpitalnych;

13)  opracowywanie planów i programów szkolenia obronnego oraz organizowanie szkoleń obronnych;

14)  opracowywanie planów wydawania i dystrybucji preparatów ze stabilnym jodem;

15)  przygotowanie systemu stałego dyżuru wraz  z obowiązującą dokumentacją;

16)  opracowanie dokumentacji na główne stanowisko kierowania burmistrza w swojej stałej siedzibie i zapasowe miejsce pracy.

§ 32. Do zadań Referatu Finansowego należy m.in.:

1. W zakresie księgowości budżetowej:

1)      sprawdzanie faktur, rachunków i not wpływających do Urzędu pod względem formalno-rachunkowym;

2)      nadzór pod względem finansowo-formalnym  umów cywilno-prawnych dotyczących działalności eksploatacyjnej oraz inwestycyjnej Urzędu;

3)      prowadzenie ewidencji analitycznej czynszów (opłat miesięcznych), bieżąca analiza wpłat tych należności oraz ich egzekwowanie (upomnienia, tytuły wykonawcze);

4)      koordynowanie łącznych dochodów budżetowych ze wszystkich stanowisk Urzędu, uzgadnianie ich z syntetyką oraz bieżący nadzór nad stanem zaległości i nadpłat;

5)      prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej dochodów i wydatków budżetowych zadań własnych, zadań powierzonych w ramach porozumień oraz zadań zleconych Gminy;

6)      prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej środków specjalnych (fundusz świadczeń socjalnych, fundusz ochrony środowiska);

7)      sporządzanie miesięcznych, kwartalnych, półrocznych i rocznych sprawozdań finansowych, bilansów, rachunków wyników oraz sprawozdań zbiorczych Gminnych jednostek organizacyjnych Gminy;

8)      prowadzenie ewidencji analitycznej stanu zapasów materiałów i towarów znajdujących się na stanie Gminy;

9)      prowadzenie ewidencji przedmiotów nietrwałych i wyposażenia znajdującego się na stanie Gminy oraz szczegółowej ewidencji środków trwałych z podziałem na poszczególne grupy klasyfikacji  rodzajowej;

10)  prowadzenie ewidencji syntetycznej i analitycznej zadań inwestycyjnych (od czasu otwarcia zadania inwestycyjnego do zakończenia i przekazania do eksploatacji na podstawie dokumentu PT względnie OT);

11)  prowadzenie obsługi księgowej Gminnych jednostek organizacyjnych (szkół podstawowych, gimnazjum i Zespołu Szkolno-Przedszkolnego);

12)  współpraca z regionalną Izbą Obrachunkową oraz Izbami i Urzędami Skarbowymi.

2. W zakresie księgowości podatkowej:

1)      prowadzenie całości spraw dotyczących ewidencji i rozliczania podatków od towarów i usług Urzędu;

2)      zakładanie i aktualizowanie konto-kwitariuszy w sprawie zobowiązań pieniężnych od osób fizycznych;

3)      prowadzenie syntetyki i analityki zobowiązań podatkowych od osób fizycznych z terenu  Gminy i podatku rolnego od osób prawnych;

4)      prowadzenie syntetyki i analityki podatku od nieruchomości od osób prawnych i od osób fizycznych z terenu Gminy Szczuczyn oraz  od posiadania środków transportowych;

5)      rozliczanie sołtysów i inkasentów z prowadzonego inkasa zobowiązań pieniężnych oraz nadzór nad prawidłowością i terminowością wpłat finansowych;

6)      rozpatrywanie podań i przygotowywanie decyzji w sprawach o umorzenie podatku lub odsetek od zaległego podatku oraz o przełożenie terminu płatności podatku względnie rozłożenia na raty;

7)      prowadzenie egzekucji należnych Gminie podatków (wysyłanie upomnień, decyzji, tytułów wykonawczych oraz współpraca w tym zakresie z działem Egzekucyjnym Urzędu Skarbowego).

3. W zakresie wymiaru podatków, opłat lokalnych, inkasem i kontrolą z tym związaną:

1)      wystawianie decyzji wymiarowych na podatek rolny, leśny i od nieruchomości oraz wystawianie decyzji zmieniających naliczenie podatku;

2)      rozpatrywanie odwołań, skarg i zażaleń w sprawach podatkowych w tym przygotowanie i wysyłanie akt do Samorządowego Kolegium Odwoławczego;

3)      prowadzenie oraz aktualizacja kart podatkowych;

4)      gromadzenie i rozpatrywanie informacji przekazywanych od innych organów celem naliczenia podatku;

5)      współpraca z Kasą Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i Izbą Rolniczą oraz innymi organizacjami;

6)      rozpatrywanie wniosków w sprawach ulg i zwolnień wynikających z ustaw oraz uchwał Rady;

7)      wysyłanie deklaracji do jednostek prowadzących działalność gospodarczą celem rozliczenia przez te jednostki podatku od nieruchomości i podatku rolnego;

8)      prowadzenie rejestrów przypisów i odpisów zobowiązań pieniężnych;

9)      wydawanie zaświadczeń w zakresie prowadzonych spraw;

10)  przeprowadzanie kontroli i oględzin nieruchomości;

11)  rozliczanie inkasentów;

12)  sporządzanie sprawozdań o łącznym zobowiązaniu pieniężnym oraz wyliczanie skutków z obniżenia maksymalnych stawek i skutków udzielonych ulg, zezwoleń, umorzeń, zaniechania poboru podatku do kwartalnych sprawozdań o zbiorczym wykonaniu budżetu Gminy.

4. W zakresie kontroli finansowej:

1)      opracowywanie projektów budżetu Gminy oraz nadzór nad prawidłowym wykonaniem zaplanowanych dochodów i wydatków;

2)      dokonywanie ciągłej i stałej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym;

3)      dokonywanie stałej i ciągłej kontroli kompletności i prawidłowości dokumentów dotyczących prowadzonych przez urząd operacji gospodarczych i finansowych;

4)      opiniowanie planów finansowych Gminnych jednostek organizacyjnych Gminy oraz nadzór w zakresie finansowania tych Gminnych jednostek;

5)      kontrola rozliczeń finansowych innych podmiotów wykonujących zadania ze środków budżetu Gminy;

6)      opracowywanie propozycji zmian w budżecie gminy;

7)      opracowywanie harmonogramów wykonywania dochodów i wydatków;

8)      prowadzenie ewidencji zmian w budżecie Gminy;

9)      opracowywanie i przedkładanie określonych sprawozdań, analiz oraz informacji dotyczących przebiegu wykonania budżetu Gminy;

10)  opracowywanie prognoz finansowych dla programów gospodarczych Gminy;

11)  prowadzenie szczegółowej analizy zaangażowania środków budżetowych;

12)  zapewnienie prawidłowego przebiegu wykonywania budżetu Gminy, czuwanie  nad zachowaniem równowagi budżetowej oraz przestrzeganie dyscypliny finansów publicznych.

5. W zakresie spraw dotyczących prowadzenia spraw płacowych pracowników:

1)      prowadzenie spraw płacowych pracowników;

2)      sporządzanie miesięcznych list płac, umów cywilno-prawnych zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz właściwe ich przechowywanie;

3)      miesięczne rozliczanie naliczeń i potrąceń dotyczące płac;

4)      realizowanie wydatków osobowych;

5)      naliczanie podatku dochodowego, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, nagród i innych świadczeń pracowniczych;

6)      rozliczanie delegacji służbowych krajowych i zagranicznych;

7)      rozliczanie ekwiwalentów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych;

8)      prowadzenie rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i innymi ubezpieczycielami oraz Urzędem Skarbowym;

9)      prowadzenie kart wynagrodzeń;

10)  wydawanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wysokości zarobków pracowników;

11)  sporządzanie list wypłat wynagrodzeń i innych świadczeń należnych pracownikom;

§ 33. Do zadań Referatu Rozwoju i Inwestycji należy m. in:

1. W zakresie zamówień publicznych:

1)      przygotowywanie kompletu dokumentacji oraz przeprowadzanie procedur zamówień publicznych dla całego Urzędu;

2)      prowadzenie rejestru wszystkich przeprowadzonych w Urzędzie zamówień publicznych;

3)      przygotowywanie i przekazywanie rocznych sprawozdań do Urzędu Zamówień Publicznych o udzielonych zamówieniach publicznych w Urzędzie;

4)      pomoc merytoryczna w przeprowadzaniu zamówień publicznych na zadania realizowane przez Gminne jednostki podległe Urzędowi.

2. W zakresie inwestycji dotyczących zadań referatu:

1)      przygotowywanie projektów  programów i planów inwestycyjnych oraz remontowych w Gminie, w tym propozycji wieloletniego planu inwestycyjnego;

2)      przygotowanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej;

3)      załatwianie spraw formalno-prawnych, w tym dotyczących uzyskania pozwolenia na budowę oraz zgłoszeń robót;

4)      określanie zapotrzebowania na  prace projektowe, roboty budowlane, roboty geodezyjne i geologiczne oraz organizacja zamówień na poszczególne roboty i dostawy w trybach przewidzianych ustawą Prawo zamówień publicznych;

5)      sporządzanie umów na wykonanie robót i usług;

6)      przygotowanie terenów pod inwestycje i przekazanie placu budowy wykonawcy;

7)      opracowanie harmonogramów przygotowania i realizacji inwestycji i remontów;

8)      nadzorowanie i kontrolowanie przebiegu realizacji zadań inwestycyjnych i remontowych;

9)      przedstawianie Burmistrzowi  i Radzie informacji o stanie i przebiegu inwestycji i remontów;

10)  organizowanie i nadzór nad dokonywaniem odbioru inwestycji i remontów;

11)  egzekwowanie roszczeń z tytułu gwarancji i rękojmi;

12)  rozliczanie wykonawców robót z powierzonych im, a zakupionych przez inwestora materiałów;

13)  weryfikacja faktur, opisywanie zakresu rzeczowego i współdziałanie w tym zakresie z innymi Komórkami organizacyjnymi Urzędu;

14)  dokonywanie końcowego rozliczenia zadań inwestycyjnych i remontowych oraz przekazywanie stosownych dokumentów celem ujęcia ich w ewidencji mienia komunalnego;

15)  opracowywanie sprawozdań, informacji dotyczących inwestycji i remontów;

16)  współpraca z nadzorem inwestorskim nad realizacją inwestycji;

17)  czuwanie nad efektywnym wykorzystaniem środków finansowych przeznaczonych na inwestycje i remonty;

18)  opracowywanie wniosków i i przygotowywanie niezbędnych materiałów związanych z pozyskaniem dotacji, pożyczek, kredytów ze środków administracji rządowej, funduszy celowych, funduszy przedakcesyjnych i strukturalnych Unii Europejskiej.

3. W zakresie pozyskiwania środków z funduszy zagranicznych i krajowych:

1)      pozyskiwanie środków finansowych na realizowanie przez Gminę zadań z krajowych i zagranicznych fundacji, środków pomocowych z UE oraz dotacji celowych z budżetu państwa;

2)      bieżące rozpoznawanie możliwości wsparcia finansowego realizowanych zadań;

3)      opracowywanie wniosków o dotację zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami;

4)      analiza realizacji złożonych wniosków;

5)      rozliczanie wniosków;

6)      udzielanie pomocy jednostkom organizacyjnym z terenu Gminy w pozyskiwaniu środków finansowych;

7)      współuczestniczenie w opracowywaniu okresowych projektów planów i programów rozwoju gospodarczego i społecznego Gminy;

8)      współpraca z lokalnymi przedsiębiorcami, współorganizacja i prowadzenie szkoleń;

9)      popularyzacja prawa unijnego w szczególności w zakresie działalności gospodarczej;

10)  współdziałanie w pozyskiwaniu dla miasta inwestorów;

11)  współpraca z Instytucjami Pośredniczącymi i Zarządzającymi poszczególnymi programami operacyjnymi w zakresie interpretacji zapisów dokumentów programowych oraz wytycznych;

12)  monitoring i kontrola zgodności realizowanych przedsięwzięć z zaakceptowanymi wnioskami aplikacyjnymi, umowami o dofinansowanie projektów oraz odpowiednimi podręcznikami / wytycznymi;

13)  prowadzenie i aktualizowanie bazy danych projektów Gminnych współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej;

14)  współpraca z instytucjami płatniczymi tj. WFOŚiGW i NFOŚiGW w zakresie pozyskiwania i przyznawania środków finansowych na inwestycje, których inwestorem jest Gmina.

§ 34. Do zadań Referatu Komunalnego, Planowania Przestrzennego i Działalności Gospodarczej należy m.in.:

1. W zakresie planowania przestrzennego:

1)      organizowanie i koordynacja prac związanych z opracowaniem studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego;

2)      opiniowanie przeznaczenia terenów komunalnych;

3)      organizowanie i koordynacja prac związanych z opracowaniem miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego , w tym :przyjmowanie wniosków, badanie spójności i rozwiązań planu ze studium, wyłożenie planu do publicznego wglądu, przyjmowanie protestów i zarzutów, rozpatrywanie protestów i zarzutów;

4)      prowadzenie aktualizowanego rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego, gromadzenie materiałów związanych z tymi planami, przechowywanie planów, także nieaktualnych;

5)      przekazywanie Staroście Grajewskiemu kopii uchwalonych planów zagospodarowania przestrzennego;

6)      dokonywanie oceny w zagospodarowaniu przestrzennym;

7)      przeprowadzenie  analizy wniosków w sprawie sporządzania lub zmian planu;

8)      udzielanie informacji o możliwościach zabudowy na podstawie obowiązujących miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego, a w przypadku ich braku na podstawie obowiązujących przepisów prawa;

9)      wydawanie zaświadczeń co do przeznaczenia terenów w miejscowych planach zagospodarowania przestrzennego oraz wydawanie wypisów i wyrysów z planu;

10)  opiniowanie wniosków o zalesienie gruntów rolnych w zakresie zgodności z planem zagospodarowania przestrzennego oraz wydawanie zaświadczeń o zgodności terenów pod zalesienie ze studium;

11)  prowadzenie rejestrów wniosków o sporządzenie lub zmianę miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego;

12)  prowadzenie spraw związanych z lokalizacją inwestycji celu publicznego i ustalaniem warunków zabudowy w odniesieniu do innych inwestycji w przypadku braku planu miejscowego;

13)  stwierdzenie wygaśnięcia decyzji sprzecznej z ustaleniami planu przestrzennego zagospodarowania lub w przypadku, gdy inny wnioskodawca uzyskał pozwolenie na budowę;

14)  prowadzenie rejestru wydanych decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego i decyzji o ustalaniu warunków zabudowy;

15)  dokonywanie  okresowej oceny skutków zmian w zagospodarowaniu przestrzennym;

16)  uzgadnianie projektów podziałów geodezyjnych pod kątem zgodności z miejscowym planem zagospodarowania przestrzennego;

17)  opiniowanie studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego, uzgadnianie i opiniowanie dokumentacji projektowej, budowlanej oraz planów zagospodarowania przestrzennego dla potrzeb obronności i bezpieczeństwa państwa;

18)  obsługa administracyjna Gminnej Komisji Architektoniczno – Urbanistycznej.

2. skreślony

3. W zakresie drogownictwa:

1)      wydawanie opinii w sprawie przebiegu dróg wojewódzkich;

2)      wydawanie opinii w sprawie zaliczania drogi do kategorii dróg gminnych, powiatowych i wojewódzkich;

3)      wydawanie zezwoleń na lokalizowanie w pasie drogowym dróg gminnych obiektów nie związanych z gospodarką drogową;

4)      wydawanie zezwoleń na zajmowanie pasa drogowego drogi gminnej, naliczanie opłat i nadzór nad ich ściągalnością;

5)      planowanie budowy, modernizacji, utrzymania i ochrony dróg stanowiących własność Gminy;

6)      zarządzanie siecią dróg stanowiących własność Gminy;

7)      orzekanie o przywróceniu pasa drogowego drogi gminnej do stanu poprzedniego w razie jego naruszenia;

8)      prowadzenie bieżącej oceny stanu oznakowania dróg  gminnych;

9)      nadzór nad robotami drogowymi;

10)  nadzór nad utrzymaniem technicznym chodników, parkingów i przystanków w Gminie;

11)  współpraca z innymi właścicielami dróg;

12)  prowadzenie spraw związanych z udzielaniem przedsiębiorcy licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką, wydawanie zezwoleń na wykonywanie regularnych przewozów i wydawanie zgód na korzystanie z przystanków;

13)  prowadzenie ewidencji dróg gminnych w szczególności książek dróg gminnych.

4. W zakresie gospodarki komunalnej:

1)      planowanie potrzeb i prowadzenie spraw inwestycyjno – remontowych na terenie Gminy, dotyczących budynków i budowli komunalnych, w tym budynków administracyjnych Urzędu oraz budynków szkolnych;

2)      prowadzenie spraw związanych z budową i modernizacją oświetlenia ulicznego oraz zaopatrzenia w energię  na terenach komunalnych Gminy;

3)      prowadzenie spraw związanych z budową, modernizacją i remontem urządzeń komunalnych zgodnie z opracowaną koncepcją wodno-ściekową oraz wieloletnim planem rozwoju i modernizacji urządzeń wodociągowych i kanalizacyjnych;

4)      współpraca z przedsiębiorstwem wodno – kanalizacyjnym w zakresie zbiorowego zaopatrzenia ludności w wodę i odprowadzenia ścieków i nadzorowanie oceny techniczno – sanitarnej studni, wodociągów i sieci;

5)      prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem czystości, właściwego stanu sanitarnego Gminy;

6)      sprawowanie nadzoru nad robotami publicznymi i pracami interwencyjnymi prowadzonymi przez Gminę;

7)      sprawowanie nadzoru nad utrzymaniem oświetlenia ulicznego w  Gminie oraz rozliczanie zużytej energii elektrycznej;

8)      nadzór nad obowiązkiem podłączenia obiektów budowlanych do komunalnej sieci kanalizacyjnej;

9)      nadzór ogólny nad utrzymaniem miejsc pamięci narodowej i pomników zlokalizowanych na terenie Gminy oraz zlecenie niezbędnych prac na tym odcinku;

10)  ochrona dóbr kultury, a zwłaszcza zabytków znajdujących się na terenie Gminy;

11)  współdziałanie z organizacjami zajmującymi się tworzeniem miejsc upamiętniających istnienie kultury innych narodów;

12)  współpraca z Wojewódzkim Konserwatorem Zabytków i prowadzenie gminnej ewidencji zabytków oraz realizacja gminnego programu opieki nad zabytkami.

5. W zakresie gospodarki lokalowej:

1)      skreślony

2)      opracowywanie planów zaopatrzenie Gminy w ciepło, energię elektryczną i paliwa gazowe, oraz koncepcji gospodarki wodno – ściekowej na terenie Gminy;

3)      realizacja prac związanych z uzbrojeniem technicznym terenów rekreacyjnych oraz pod budownictwo komunalne;

4)      współdziałanie w zakresie lokalizacji inwestycji komunalnych;

5)      skreślony

6. W zakresie ochrony środowiska:

1)      opracowywanie, aktualizowanie i wdrażanie dokumentów strategicznych dotyczących ochrony środowiska na terenie gminy;

2)      sporządzanie sprawozdań z realizacji obowiązujących programów;

3)      prowadzenie postępowań związanych z wydawaniem decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach, w tym przygotowywanie dokumentów na potrzeby postępowania, obsługa bazy danych o ocenach oddziaływania przedsięwzięć na środowisko, sporządzanie sprawozdań;

4)      prowadzenie postępowań w sprawach strategicznych ocen oddziaływania na środowisko dla programów i dokumentów sporządzanych przez gminę;

5)      prowadzenie publicznie dostępnego wykazu danych o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie, podlegających udostępnieniu zgodnie z ustawą o udostępnianiu informacji o środowisku (..) obsługa bazy danych „Ekoportal”;

6)      przyjmowanie zgłoszeń oraz wydawanie zezwoleń na usunięcie drzew i krzewów, naliczanie opłat oraz nadzór nad realizacją ustaleń w nich zawartych, współpraca z właściwymi organami w związku z wycinką drzew;

7)      prowadzenie postępowań dotyczących samowolnego usuwanie drzew i krzewów;

8)      prowadzenie ewidencji i nadzór nad pomnikami przyrody na terenie gminy, prowadzenie spraw z nimi związanych, nadzór nad utrzymaniem i pielęgnacją drzewostanu zlokalizowanego na terenach stanowiących własność gminy przy współpracy z podmiotami do tego zobowiązanymi;

9)      prowadzenie kontroli i wizji terenowych z zakresu ochrony środowiska, utrzymania porządku i czystości, pozostających w kompetencji Burmistrza Szczuczyna;

10)  prowadzenie postępowań w sprawach  skarg i wniosków dotyczących negatywnych  oddziaływań na środowisko;

11)  realizacja zadań związanych z opłatami za korzystanie ze środowiska. Sporządzanie sprawozdań dotyczących korzystania ze środowiska i odprowadzanie opłat za korzystanie ze środowiska z tytułu wprowadzania gazów lub pyłów do powietrza oraz wód opadowych i roztopowych do wód lub ziemi;

12)  prowadzenie postępowań w sprawach dotyczących sporów o przywrócenie stosunków wodnych na gruntach do stanu poprzedniego, w tym między innymi nakazywanie właścicielowi gruntu przywrócenia do stanu poprzedniego lub wykonania urządzeń zapobiegających szkodom;

13)  opiniowanie w postępowaniach dotyczących udzielanych pozwoleń wodnoprawnych na terenie gminy;

14)  udzielanie informacji o środowisku i jego ochronie, w tym  informacji publicznych;

15)  realizacja zadań określonych w ustawie o utrzymaniu czystości i porządku w gminach, w tym:

a)      dotyczących udzielania zezwoleń na prowadzenie zbiorowego zaopatrzenia w wodę i zbiorowego odprowadzania ścieków oraz opróżniania zbiorników bezodpływowych i transportu nieczystości ciekłych,

b)      prowadzenie ewidencji zbiorników bezodpływowych kanalizacji sanitarnej i przydomowych oczyszczalni ścieków,

c)      nadzór nad wykonywaniem obowiązków przez właścicieli nieruchomości w zakresie utrzymania czystości i porządku wynikających z przepisów ustawy i Regulaminu, w tym opracowanie projektów decyzji Burmistrza nakazujących wykonanie obowiązków;

16)  prowadzenie zadań w zakresie edukacji ekologicznej i koordynacja akcji proekologicznych prowadzonych przez inne podmioty;

17)  prowadzenie spraw z zakresu rolnictwa, leśnictwa i łowiectwa, w tym miedzy innymi:

a)      współpraca z właściwymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie podejmowanych działań na rzecz rolnictwa, leśnictwa i mieszkańców gminy,

b)      współpraca z Powiatowym Inspektorem Weterynarii w zakresie zwalczania chorób zakaźnych i organizacji profilaktyki weterynaryjnej,

c)      współpraca z Wojewodą, Ośrodkiem Doradztwa Rolniczego w zakresie szacowania szkód powstałych w uprawach polowych;

18)  realizacja zadań gminny wynikających z przepisów prawa górniczego i geologicznego w tym w szczególności:

a)      opiniowanie w zakresie wydobywania kopalin, udzielania koncesji na ich wydobycie,

b)      opiniowanie w sprawach zatwierdzenia projektów robót geologicznych, projektów rekultywacji,

c)      prowadzenie wykazu decyzji na wydobywanie kopalin ze złóż zlokalizowanych na terenie gminy, kontrola ewidencji wpływów z tytułu opłaty eksploatacyjnej;

19)  prowadzenie spraw z zakresu ochrony zwierząt, opieki nad bezdomnymi zwierzętami i ochrona ludności przed zagrożeniami ze strony zwierząt;

20)  nadzór nad rekultywacją zamkniętego składowiska odpadów komunalnych;

21)  wydawanie zaświadczeń na podstawie gminnego programu rewitalizacji;

22)  koordynacja realizacji lokalnego programu rewitalizacji oraz jego aktualizacji;

23)  koordynacja przedsięwzięć realizowanych  przez komórki organizacyjne Urzędu oraz jednostki organizacyjne Gminy i inne podmioty na obszarach objętych lokalnym programem rewitalizacji;

24)  monitorowanie efektów działań realizowanych na obszarach objętych lokalnym programem rewitalizacji;

25)  podejmowanie działań w zakresie informacji i promocji lokalnego programu rewitalizacji;

26)  współpraca z interesariuszami procesu rewitalizacji, w tym podmiotami prywatnymi

27)  i wspólnotami mieszkaniowymi;

28)  prowadzenie i koordynacja spraw związanych ze społeczno-gospodarczym aspektem rewitalizacji;

29)  inicjowanie i organizowanie inwestycji wspólnych w zakresie rewitalizacji oraz opracowanie umów z partnerami na ich realizację;

7. W zakresie spraw przeciwpożarowych:

prowadzenie całości spraw związanych z ochroną przeciwpożarową na terenie Gminy, w szczególności: związanych z utrzymaniem, wyposażeniem, szkoleniem i zapewnieniem gotowości bojowej jednostek ochotniczych straży pożarnej, w tym sprawy z zakresu:

1)      sieci i organizacji straży pożarnej;

2)      stanu wyposażenia straży pożarnej, prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem i eksploatacją sprzętu;

3)      prowadzenie nadzoru merytorycznego nad działalnością Ochotniczych Straży Pożarnych;

4)      naliczanie członkom Ochotniczych Straży Pożarnych ekwiwalentu pieniężnego za udział w działaniach ratowniczych i szkoleniach pożarniczych;

5)      rozliczanie paliw w jednostkach Ochotniczych Straży Pożarnych;

6)      prowadzenie nadzoru nad ochroną przeciwpożarową Urzędu;

7)      wydawanie zezwoleń na imprezy masowe.

8. W zakresie spraw związanych z prowadzeniem zadań dotyczących działalności gospodarczej:

1)      realizacja zadań wynikających z ustawy o swobodzie działalności gospodarczej i innych ustaw obowiązujących w tym zakresie, tj.:

2)      przyjmowanie wniosków CEIDG-1 dotyczących wpisów do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej;

3)      zmian, wykreślenia zawieszenia i wznowienia działalności gospodarczej;

4)      sprawdzanie wniosków pod względem poprawności wypełnienia;

5)      wprowadzanie danych z wniosku do centralnej ewidencji;

6)      weryfikacja wniosku wprowadzonego do CEIDG;

7)      elektroniczne podpisania wniosku i jego przesłanie;

8)      wydruk potwierdzenia wysłania wniosku;

9)      wydruk potwierdzenia dokonania wpisu, zmiany wykreślenia, zawieszenia wznowienia działalności;

10)  udostępnianie danych z ewidencji działalności gospodarczej;

11)  obsługa programu na stronie www.gmina.ceidg.gov.pl w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej.

9.  W zakresie spraw związanych z gospodarką odpadami:

1)      prowadzenie całokształtu spraw związanych z  funkcjonowaniem systemu odbierania odpadów komunalnych na terenie miasta i gminy Szczuczyn w tym nadzór nad funkcjonowaniem PSZOK;

2)      dokonywanie corocznej analizy stanu gospodarki odpadami komunalnymi, w celu weryfikacji możliwości technicznych i organizacyjnych gminy w zakresie gospodarowania odpadami komunalnymi;

3)      współudział w opracowaniu projektów uchwał i aktów prawa miejscowego wymaganych ustawą o utrzymaniu czystości i porządku w gminach oraz stała ich weryfikacja;

4)      współudział w przygotowaniu i prowadzeniu postępowań o udzielenie zamówień publicznych na odbiór i zagospodarowanie odpadów komunalnych;

5)      przygotowanie oraz przedkładanie odpowiednim organom przewidzianych prawem sprawozdań i informacji dot. gospodarowania odpadami komunalnymi;

6)      kontrolowanie realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa dotyczących funkcjonowania systemu odbierania odpadów komunalnych oraz regulaminu utrzymania czystości i porządku na terenie miasta i gminy Szczuczyn;

7)      kontrola podmiotów odbierających odpady komunalne;

8)      współpraca z organami administracji publicznej, organami ochrony środowiska oraz innymi w zakresie gospodarowania odpadami komunalnymi;

9)      realizacja innych zadań i działań wynikających z przepisów prawa lub doraźnej potrzeby związanych z funkcjonowaniem systemu odbioru i zagospodarowania odpadów komunalnych w tym likwidacja dzikich wysypisk śmieci;

10)  prowadzenie rejestru działalności regulowanej.

§ 35. Do zadań Referatu ds. Współpracy Partnerskiej  i Rozwoju Kapitału Ludzkiego należy m.in.:

1. W zakresie oświaty:

1)      współpraca z dyrektorami szkół w zakresie opracowania planów organizacyjnych poszczególnych jednostek;

2)      monitorowanie prawidłowości i  efektywności wykorzystania, przez gminne jednostki oświatowe, środków finansowych przekazanych z budżetu gminy i pozyskiwania środków pozabudżetowych;

3)      przygotowywanie opracowań dotyczących analityki organizacyjnej  dotyczącej utrzymania placówek oświatowych;

4)      rozpatrywanie wniosków dyrektorów szkół i przedszkoli dotyczących organizowania uczniom i wychowankom zajęć kształcenia specjalnego i pomocy psychologiczno-pedagogicznej;

5)      nadzór nad przygotowywaniem i przeprowadzaniem zamówień publicznych szczególnie dotyczących zakupu sprzętu i pomocy dydaktycznych ze środków programów rządowych i dofinansowywanych ze środków UE;

6)      przygotowywania wniosków o nagrody i odznaczenia państwowe dla dyrektorów szkół i przedszkoli;

7)      analiza formalna wniosków dyrektorów szkół o nagrodę Burmistrza dla nauczycieli;

8)      analiza formalna wniosków o przyznanie stypendium Burmistrza;

9)      nadzór nad prawidłowym sporządzaniem projektów organizacyjnych przedszkola, szkoły podstawowej i zespołu szkół.

2. W zakresie rozwoju społecznego:

1)      inicjowanie i udział w budowaniu kierunków przedsięwzięć lokalnych;

2)      podejmowanie działań i wzmacnianie inicjatyw na rzecz rozwoju ekonomii społecznej w tym pozyskiwanie środków pozabudżetowych;

3)      prowadzenie całości spraw związanych z realizacją Budżetu Obywatelskiego;

4)      koordynacja oraz wspieranie działań Młodzieżowej Rady Miejskiej;

5)      tworzenie i wdrażanie systemowych rozwiązań w zakresie współpracy z organizacjami pozarządowymi, grupami nieformalnymi i innymi, w szczególności w zakresie aktywności obywatelskiej oraz innowacji społecznych;

6)      inicjowanie i wspieranie rozwoju partnerstw lokalnych oraz branżowych i problemowych;

7)      zlecanie do realizacji zadań publicznych na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie oraz nadzór nad ich realizacją;

8)      przygotowywanie i koordynowanie realizacji Programu Współpracy z Organizacjami Pozarządowymi oraz przygotowywanie rocznych sprawozdań z jego realizacji;

9)      przeprowadzanie konsultacji z organizacjami pozarządowymi projektów aktów prawa lokalnego dotyczących działań w sferze pożytku publicznego;

10)  organizowanie debat publicznych, konferencji, seminariów dotyczących rozwoju społecznego;

11)  tworzenie i aktualizacja bazy danych organizacji pozarządowych działających na rzecz mieszkańców Szczuczyna;

12)  podejmowanie inicjatyw wspierających organizacje pozarządowe;

13)  inicjowanie działań rozwijających wolontariat;

14)  koordynowanie procesu realizacji zadań publicznych w trybie inicjatywy lokalnej;

15)  współrealizacja zadań publicznych w trybie inicjatywy lokalnej w obszarze rozwoju społecznego;

16)  koordynowanie działań w zakresie kultury i sportu (współpraca z klubami sportowymi, organizacjami pozarządowymi, szkołami i placówkami dla dzieci i młodzieży, miejskimi jednostkami organizacyjnymi);

17)  inicjowanie projektów w obszarze rozwoju społecznego;

18)  koordynacja realizacji programów i projektów realizowanych przez jednostki organizacyjne i podmioty współpracujące oraz badanie bieżącej  ich efektywności;

19)  sporządzanie analiz dotyczących realizowanych programów;

20)  koordynacja  i promocja działań  na rzecz rozwoju i upowszechniania różnorodnych form aktywizacji społecznej miasta i wsi.

3. W zakresie kultury – sprawy związane z kulturą, a w szczególności:

1)      prowadzenie postępowania konkursowego i powierzenie stanowiska dyrektora instytucji kultury;

2)      przygotowania umów z dyrektorami w sprawie warunków organizacyjno-finansowych instytucji kultury;

3)      monitorowanie realizacji programu działania instytucji kultury;

4)      prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań z zakresu ochrony dóbr kultury;

5)      nadzór nad opracowaniem i realizacją kalendarza gminnych z kulturalnych;

6)      nadzór nad rozliczaniem dotacji przyznanych instytucji kultury na organizację zadań kulturalnych;

7)      prowadzenie rejestru instytucji kultury;

8)      nadzór formalny nad funkcjonowaniem funduszu sołeckiego w tym:

a)      analiza formalna wniosków;

b)      przydział zadań do realizacji dla poszczególnych referatów;

c)      stały nadzór nad realizacją i rozliczaniem wydatków z funduszu sołeckiego.

4. W zakresie  promocji:

1)      organizowanie i prowadzenie promocji rozwoju gospodarczego, turystycznego, społecznego i kulturalnego Gminy;

2)      przygotowywanie artykułów do prasy lokalnej informujących o bieżącej pracy Rady, Burmistrza, Urzędu i Gminnych jednostek podległych, oraz bieżące informowanie mass mediów o najważniejszych działaniach podejmowanych w Gminie;

3)      inicjowanie i opracowywanie różnych wydawnictw promocyjnych;

4)      przygotowanie uczestnictwa Gminy w targach, wystawach i innych imprezach promocyjnych;

5)      współpraca z miastami bliźniaczymi w zakresie rozwoju kultury;

6)      przygotowywanie informacji do gminnego portalu internetowego (portal administruje informatyk);

7)      przygotowywanie, weryfikowanie i przedstawianie dokumentów dotyczących udzielania podmiotom, stowarzyszeniom itp. dotacji na promocję gminy;

8)      udział w programach rozwoju lokalnego i  ponadlokalnego, w tym integracyjnych;

9)      przygotowywanie opisu przedmiotu zamówienia i kryteriów wyboru ofert z zakresu działania referatu;

10)  udział w pracach komisji przetargowej;

11)  pomoc merytoryczna w przeprowadzaniu zamówień publicznych na zadania realizowane przez Gminne jednostki podległe Urzędowi;

12)  współpraca z lokalnymi przedsiębiorcami;

5. W zakresie prowadzenia Biura Obsługi Interesanta:

1)      udzielanie informacji interesantom w sprawach dotyczących zadań Gminy i Urzędu;

2)      obsługa interesantów, udzielanie rzetelnych i kompleksowych informacji interesantom w sprawach przez nich zgłaszanych;

3)      wydawanie druków zgodnie z obowiązującymi procedurami dla spraw realizowanych przez Komórki merytoryczne, zapewnienie pomocy w celu prawidłowego wypełniania formularzy, wniosków itp.;

4)      przyjmowanie składanych dokumentów, ich weryfikacja pod względem kompletności i poprawności, udzielanie merytorycznej pomocy mającej na celu usuwanie braków w dokumentacji;

5)      udostępnianie materiałów promocyjnych Gminy;

6)      prowadzenie badań ankietowych i analiz dotyczących satysfakcji klienta Urzędu;

7)      współpraca z Komórkami organizacyjnymi Urzędu mająca na celu systematyczne podnoszenie wiedzy merytorycznej pracowników Biura Obsługi Interesantów oraz jakości obsługi interesantów.

§ 36. Do zadań Kierownika i Zastępcy Urzędu Stanu Cywilnego oraz stanowiska ds. Ewidencji Ludności należy m.in.:

1. W zakresie rejestracji stanu cywilnego:

1)      do podstawowych zadań Urzędu Stanu Cywilnego należy załatwianie spraw wynikających z przepisów ustawy prawo o aktach stanu cywilnego, kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, a w szczególności:

a)      wykonywanie wszelkich czynności związanych z zawarciem małżeństw,

b)      prowadzenie spraw związanych z rejestracją urodzeń i zgonów,

2)      podejmowanie decyzji i wydawanie dokumentów w sprawach dotyczących:

a)      prostowania oczywistych błędów pisarskich w aktach stanu cywilnego oraz ich uzupełnianie,

b)      występowanie o unieważnienie jednego z dwóch aktów stwierdzających to samo wydarzenie i dotyczące tej samej osoby,

c)      odtworzenie treści aktu stanu cywilnego jeśli akt urodzenia, małżeństwa lub zgonu został sporządzony za granicą, a uzyskanie odpisu aktu jest niemożliwe lub związane z poważnymi trudnościami,

d)     transkrypcji aktu sporządzonego za granicą,

e)      sporządzenie aktu, jeżeli fakt urodzenia, małżeństwa lub zgonu nastąpił za granicą i nie został zarejestrowany w zagranicznych księgach stanu cywilnego,

3)      prowadzenie, przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego, dokonywanie w nich wzmianek oraz powiadamianie o tych czynnościach organów przechowujących odpisy i przekazywanie Ksiąg 100-letnich do Archiwum Państwowego;

4)      wydawanie odpisów zupełnych i skróconych aktów stanu cywilnego;

5)      kompletowanie dokumentów do aktów zbiorczych urodzeń, małżeństw i zgonów;

6)      przyjmowanie oświadczeń o:

a)      wstąpieniu w związek małżeński,

b)      braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa,

c)      wyborze nazwiska, jakie będą nosić małżonkowie i dzieci zrodzone z małżeństwa,

d)     powrocie małżonka rozwiedzionego do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa,

e)      uznaniu dziecka,

f)       nadaniu dziecku nazwiska męża matki.

2. W zakresie dowodów stwierdzających tożsamość:

1)      przyjmowanie wniosków o wydanie dowodu osobistego;

2)      prowadzenie dokumentacji, i wręczanie dokumentów tożsamości;

3)      przyjmowanie pism sądowych lub prokuratorskich w przypadku niemożności doręczenia ich adresatowi w jego miejscu zamieszkania;

4)      wywieszanie na tablicy informacyjnej ogłoszenia o ustanowieniu kuratora dla strony, której miejsce pobytu nie jest znane;

5)      składanie na wezwanie sądu urzędowo poświadczonych dokumentów w celu odtworzenia akt stanu cywilnego.

3. W zakresie ewidencji ludności:

1)      prowadzenie dokumentacji ewidencji ludności;

2)      opracowywanie decyzji w sprawach meldunkowych oraz nadzorowanie przestrzegania obowiązków określonych w przepisach o ewidencji ludności, a w szczególności:

a)      przyjmowanie zgłoszeń meldunkowych od obywateli,

b)      dokonywanie zmian na kartach KOM wynikających z aktów urodzeń, małżeństw, zgonów,

c)      prowadzenie rejestru stałych mieszkańców oraz rejestru wyborców,

d)     zakładanie kart osobowych mieszkańców,

e)      prowadzenie spraw związanych z zameldowaniem cudzoziemców, prowadzenie kartotek i skorowidzów,

f)       przekazywanie danych o zmianach ewidencyjnych stałych mieszkańców oraz cudzoziemców do RCI PESEL,

g)      sporządzanie list i zestawień ludności zgodnie z potrzebami,

h)      współdziałanie w przygotowaniu materiałów do przeprowadzenia spisu powszechnego ludności i sporządzanie spisu wyborców;

3)      koordynacja zadań Gminy w zakresie prac związanych ze spisem powszechnym;

4)      realizowanie przedsięwzięć związanych z ochroną informacji niejawnych na terenie Urzędu oraz w podległych Gminnych jednostkach.

§ 37. Do zadań pełnomocnika ds. informacji niejawnych  i ochrony danych osobowych należy m. in.:

1)      wykonywanie zadań w zakresie ochrony danych osobowych;

2)      zapewnienie ochrony informacji niejawnych;

3)      kontrola informacji niejawnych oraz przestrzeganie przepisów o ochronie tych informacji;

4)      okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów;

5)      szkolenie pracowników w zakresie informacji niejawnych.

§ 37a. Do zadań samodzielnego stanowiska ds. gospodarki nieruchomościami należym.in.:

1. W zakresie geodezji i gospodarki gruntami:

1)      określanie zasad nabycia, zbycia i obciążenia nieruchomości gminnych;

2)      prowadzenie negocjacji zmierzających do zamiany gruntów bądź wnioskowanie o wypłacanie odszkodowań za przyjmowane grunty wydzielone pod budowę dróg;

3)      tworzenie zasobów gruntów na cele zabudowy;

4)      przygotowywanie dla utworzonych zasobów gruntów opracowania geodezyjnego oraz projektów podziałów nieruchomości;

5)      przygotowanie dokumentów związanych z wykonywaniem przez Gminę prawa pierwokupu nieruchomości;

6)      zarządzanie gruntami, które nie zostały oddane w trwały zarząd, użytkowanie lub użytkowanie wieczyste , dzierżawę, najem,  itp.;

7)      prowadzenie spraw związanych z gospodarką komunalnymi lokalami użytkowymi, a w szczególności:

a)      organizowanie przetargów na dzierżawę bądź najem zgodnie z procedurą,

b)      przygotowywanie umów dzierżawy lub najmu lokali i aneksów do tych umów, oraz przekazywanie dokumentów do Referatu Finansowego,

8)      prowadzenie spraw związanych ze zmianą klasyfikacji gruntów oraz dokonywanie zamiany gruntów;

9)      określanie udziału w gruncie przy sprzedaży lokali;

10)  podejmowanie czynności na wniosek zainteresowanych o zmianie wielkości udziałów właścicieli poszczególnych lokali we współwłasności domu oraz we współużytkowaniu gruntu po dokonaniu przebudowy, nadbudowy lub rozbudowy;

11)  występowanie z wnioskami o wykreślenie z ksiąg wieczystych długów i ciężarów na gruncie oddanym w użytkowanie wieczyste bądź zbytym;

12)  przygotowywanie decyzji o przekazaniu gruntów gminnych Gminnym jednostkom organizacyjnym w trwały zarząd oraz zezwoleń na zawarcie umów o przekazaniu nieruchomości między tymi jednostkami;

13)  prowadzenie spraw związanych z:

a)      przekazywaniem  nabywcom lokali ułamkowej części gruntu,

b)      podejmowanie decyzji o ustanowieniu, zakresie i warunkach użytkowania bądź zarządu,

c)      orzekanie o wygaśnięciu prawa użytkowania,

d)     orzekanie o wygaśnięciu prawa do trwałego zarządu,

14)  przyjmowanie wniosków o przejęcie zbędnych nieruchomości lub ich części po zrzeczeniu się przez właścicieli;

15)  prowadzenie spraw związanych z:

a)      podwyższaniem  opłat rocznych za grunty,

b)      stosowaniem  obniżek, aż do całkowitego zwolnienia włącznie, ceny sprzedaży obiektów wpisanych do rejestru zabytków oraz opłat za użytkowanie wieczyste gruntów wpisanych do rejestru,

c)      ustalaniem opłat rocznych za użytkowanie wieczyste, trwały zarząd i użytkowanie nieruchomości,

d)     wydawanie decyzji o przekazaniu gruntów w trwały zarząd, użytkowanie lub użytkowanie wieczyste posiadaczom gruntów, którzy nie legitymują się dokumentami o przekazaniu gruntów wydanymi w formie prawem przewidzianej,

16)  opracowywanie wniosków o wywłaszczenie nieruchomości na rzecz Gminy oraz innych dokumentów z tym związanych i składanie ich do Starostwa Powiatowego w Grajewie;

17)  prowadzenie prac związanych ze sprzedażą i nabywaniem nieruchomości komunalnych, zlecanie wykonania szacunków, przygotowywanie dokumentacji geodezyjnej i innych dokumentów niezbędnych do zawarcia aktów notarialnych;

18)  analiza wtórnego obrotu nieruchomościami nabytymi od gminy i egzekwowanie zwrotu bonifikat;

19)  prowadzenie operatu nazewnictwa ulic i numeracji porządkowej nieruchomości;

20)  przygotowywanie projektów uchwał dotyczących sprzedaży nieruchomości stanowiących własność Gminy;

21)  prowadzenie ewidencji mienia Gminy;

22)  regulowanie stanu prawnego nieruchomości stanowiących własność Gminy;

23)  składanie wniosków o wpis do księgi wieczystej wraz z niezbędną dokumentacją;

24)  sporządzanie kart inwentaryzacyjnych dla nieruchomości podlegających komunalizacji i składanie ich w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku;

25)  wydawanie zezwoleń na umieszczanie tablic reklamowych na terenach   komunalnych;

26)  prowadzenie spraw związanych z rozgraniczeniem i podziałem nieruchomości;

27)  prowadzenie spraw dotyczących opłat planistycznych i adiacenckich.

2. W zakresie gospodarki lokalowej:

1)      prowadzenie spraw związanych z gospodarką mieszkaniową zgodnie z wieloletnim programem gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy, w tym:

a)      prowadzenie rejestru zasobów mieszkaniowych, eksploatacji oraz książek obiektu budowlanego,

b)      ustalanie potrzeb remontowych budynków stanowiących własność Gminy i planowanie środków na ten cel w budżecie gminy w tym nadzór nad Wielobranżowym Przedsiębiorstwem Komunalnym – Towarzystwem Budownictwa Społecznego Spółka z o.o. w Szczuczynie w zakresie administracji lokalami mieszkalnymi,

c)      ustalanie wysokości stawek czynszu zgodnie z uchwaloną polityką czynszową Gminy,

d)     współpraca ze wspólnotami mieszkaniowymi i innymi administratorami zasobów mieszkaniowych,

e)      przydziały lokali i obsługa administracyjna Społecznej Komisji Mieszkaniowej,

2)      prowadzenie spraw organizacyjnych dotyczących remontów, bieżących napraw oraz konserwacji budynku Urzędu.

ROZDZIAŁ VIII

Przyjmowanie i rozpatrywanie skarg i wniosków

§ 38.1. Interesanci przyjmowani są w sprawach skarg i wniosków przez Burmistrza w środę każdego tygodnia w godz. 15⁰⁰ do 16³⁰.

2. W przypadku, gdy dzień wyznaczony do przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków jest dniem ustawowo wolnym od pracy, obywatele są przyjmowani w następnym dniu roboczym.

§ 39.1. Referat Organizacyjno - Prawny  prowadzi rejestr skarg i wniosków obywateli.

2. Rejestracji podlegają skargi i wnioski wnoszone pisemnie lub ustnie do protokołu lub faksem.

3. Odpowiedzi na skargi podpisuje Burmistrz.

§ 40.1. Skargi na Burmistrza i Kierowników Gminnych jednostek organizacyjnych, po zarejestrowaniu w rejestrze przekazywane są Przewodniczącemu Rady celem przedstawienia do rozpatrzenia przez Radę, według zasad ustalonych przez nią w uchwale.

2. Skargi na pracowników Urzędu, po zarejestrowaniu w rejestrze przekazywane są Sekretarzowi celem rozpatrzenia i załatwienia.

3. Do skarg, o których mowa w ust. 2 załącza się pisemne wyjaśnienie pracownika oraz osoby sprawującej bezpośredni nadzór na okoliczność zarzutów podnoszonych w skardze w terminie 7 dni od dnia otrzymania skargi.

4. Skarga dotycząca określonej osoby nie może być przekazana do rozpatrzenia tej osobie, ani osobie wobec której pozostaje ona w stosunku nadrzędności służbowej.

5. Wnioski po zarejestrowaniu w rejestrze przekazywane są do rozpatrzenia i merytorycznego załatwienia przez referat właściwy ze względu na przedmiot sprawy lub wskazany przez Burmistrza.

6. Załatwienie skarg i wniosków winno polegać na rozpatrzeniu wszystkich okoliczności sprawy, jej rozstrzygnięciu, dokonaniu odpowiednich wystąpień, usunięciu stwierdzonych uchybień i przyczyn ich powstawania oraz zawiadomieniu w sposób wyczerpujący skarżącego (zgłaszającego wniosek) o sposobie załatwienia.

7. Skargi i wnioski, które nie wymagają postępowania wyjaśniającego powinny być rozpatrzone i załatwione niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie jednego miesiąca od daty wpływu.

8. O sposobie załatwienia skargi, wniosku zawiadamia się skarżącego, wnioskodawcę.

9. Pracownicy Urzędu są odpowiedzialni za wszechstronne badanie spraw podnoszonych w skargach i wnioskach oraz terminowe udzielanie odpowiedzi.

§ 41. Sekretarz, Skarbnik i Kierownicy Referatów zobowiązani są do:

1)      sprawowania bieżącego nadzoru nad prawidłowym i terminowym rozpatrywaniem skarg i terminowym załatwianiem wniosków oraz dokonywania okresowych analiz i ocen sposobu ich załatwiania;

2)      wykorzystania materiałów zawartych w skargach i wnioskach do ochrony słusznych interesów mieszkańców oraz likwidacji źródeł powstania skarg.

ROZDZIAŁ IX

Zasady podpisywania dokumentów, pism i decyzji

§ 42. Burmistrz podpisuje:

1)      zarządzenia i regulaminy;

2)      dokumenty związane z zakresem działania Burmistrza;

3)      odpowiedzi na interpelacje i wnioski radnych, posłów, senatorów;

4)      korespondencje kierowana do naczelnych i centralnych władz publicznych oraz korespondencję w przypadkach określonych przepisami szczególnymi;

5)      odpowiedzi na skargi dotyczące osób zajmujących kierownicze i samodzielne stanowiska  w Urzędzie;

6)      dokumenty przetargowe;

7)      dokumenty finansowe określone w zarządzeniu Burmistrza w sprawie obiegu dokumentów;

8)      pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz;

9)      pisma zawierające oświadczenia woli w zakresie bieżącej działalności Gminy;

10)  decyzje w zakresie administracji publicznej, do których wydawania w jego imieniu nie upoważnił pracownika Urzędu;

11)  pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu;

12)  pisma zawierające oświadczenia woli Urzędu jako pracodawcy;

13)  pełnomocnictwa do  reprezentowania Gminy przed sądami i organami administracji.

§ 43. W razie nieobecności Burmistrza dokumenty wymienione w § 42  podpisuje Zastępca, o ile posiada upoważnienie wydane przez Burmistrza.

§ 44. Pozostałe dokumenty nie wymienione w § 42 podpisują osoby kierujące referatami i pracownicy Urzędu w ramach posiadanych upoważnień.

§ 45.1. Pracownicy przygotowujący projekty pism, w tym decyzji administracyjne, parafują je swoim podpisem i datą jego złożenia, umieszczonym na końcu tekstu projektu z lewej strony.

2. W przypadku podpisywania pisma, decyzji przez Burmistrza lub osobę zastępującą Burmistrza, projekty pism, decyzji parafowane są przez sporządzającego pracownika i osobę kierującą referatem.

ROZDZIAŁ X

Postanowienia końcowe

§ 46. Organizację i porządek pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników określa „Regulamin pracy” ustanowiony przez Burmistrza w drodze zarządzenia.

§ 47. Uchwalenie Regulaminu i jego zmiany następują w drodze zarządzenia Burmistrza.